Waarom procesbeschrijvingen?
Het hebben van werkprocessen verduidelijkt de situatie (eenduidig handelen) en helpt om kansen en bedreigingen te identificeren, te anayseren en als gevolg daarvan -waar nodig- in de organisatie bij te sturen. De Auditu is gespecialiseerd in het beschrijven van processen binnen de publieke sector. Dit doen wij met behulp van diverse tools en softwarepakketten zoals Mavim, Protos, Visio en Smartdraw. Als u een ander softwarepakket heeft dan is dit geen enkel probleem. Door onze ruime ervaring met modelleren en vergelijkbare software schatten wij in dat we hiermee snel uit de voeten kunnen.

Het Globale processtroomschema (GPS)
Een GPS is het aangewezen instrument om de processen op hoofdlijnen te beschrijven, zonder hierbij teveel in detail te treden. De nadruk ligt op de samenhang tussen de verschillende processen en de samenhang met de verschillende rollen.

Het Detail processtroomschema (DPS)
Bij gedetailleerde stroomschema’s wordt meer de diepte ingegaan dan bij een GPS. Dit kan soms letterlijk door een subproces toe te voegen aan een processtap uit het GPS, maar soms dient het processchema in zijn geheel opnieuw gemodelleerd te worden.

Weergave
De processen die gemodelleerd zijn met specifieke software kunnen vaak direct op het intranet gezet worden (html of anderszins). Indien er geen specifieke software is, of maatwerk geboden is, kunnen wij naar keuze interactieve stroomschema’s weergeven (met toelichtingen, verwijzingen naar checklists, regelgeving etc.) of een verbale beschrijving geven.

Wij krijgen vaak de vraag tot welk detailniveau een processchema dient te worden opgesteld. Onze visie is dat het detailniveau dient aan te sluiten bij de risico’s van het proces (wat kan fout gaan en heeft significante gevolgen) en de daarmee samenhangende risico-opvattingen van de organisatie. Daarbij dient de context van het processchema in de kwaliteitsketen niet uit het oog te worden verloren (indien er uitgebreide werkinstructies zijn dan zijn gedetailleerde processchema’s vaak overbodig en juist niet aan te bevelen, vanwege de kans op mogelijke tegenstrijdigheden.

Compliance-vraagstukken
Veel wettelijke voorschriften zijn (ook) gericht aan de overheid. Zo dienen de overheidsinstellingen zich te houden aan de bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), dienen de beslistermijnen door bestuursorganen gehaald te worden en dienen de regels voor elektronisch verkeer in acht genomen te worden. Veelal hebben de bestuursorganen wel op hoofdlijnen in de gaten ‘wat er speelt’ maar is van een ‘beheersing’ geen sprake. Dat kan een keuze zijn (gelet op de beschikbare middelen en de veelheid aan verplichtingen). In de praktijk blijkt dat deze keuze echter vaak niet ‘overwogen’ wordt gemaakt, maar risico’s vaak latent aanwezig zijn en niet onderkend worden. Een kwestie van tijd…

Mandaat en machtiging
De Auditu kan uw mandaatbesluit en register tegen het licht houden. Het zou niet voor het eerst zijn dat wij nog iets kunnen toevoegen, bijvoorbeeld als gevolg van gewijzigde regelgeving. Daarnaast weten wij door onze juridische ervaring, waar knelpunten kunnen ontstaan en weten wij ‘slimme’ oplossingen.

Implementatietrajecten en -projecten
Door diverse transities (Jeugdwet, sociaal domein en de toekomstige Omgevingswet) dienen op strategisch, tactisch en operationeel niveau veel zaken geregeld worden, die in deelprojecten kunnen wordt opgepakt. De Auditu kan als (deel)projectleider optreden en op veel gebieden een inhoudelijke bijdrage verzorgen.

Specifieke onderwerpen
Wij kunnen u helpen met uiteenlopende juridische/ compliancevraagstukken, zoals het omgaan met elektronisch verkeer, het beter grip krijgen op beslistermijnen, het omgaan met privacyregels, het invulling geven aan zorgplichten etc. Informeer bij ons naar de mogelijkheden.

Kwaliteitszorg strekt zich uit tot de gehele organisatie.  Niet alleen in horizontale zin, maar zeker in verticale zin. Wat heeft het voor zin om op hoger managementniveau doelen te stellen, waar op uitvoerend niveau niet naar gehandeld wordt of vice versa. Het is een beetje hetzelfde idee als in een workshop een missie en een visie opstellen en vervolgens weer over gaan tot de orde van de dag.

Op strategisch niveau is het zorg om inzicht te krijgen in de wettelijke taken, bevoegdheden en verplichtingen, de risico’s, de kosten en statische randvoorwaarden. Tezamen met de ambitie en aanwezige kansen biedt dit de basis voor het opstellen van doelstellingen.  Dit is input voor strategie op tactisch en operationeel niveau.

Het is belangrijk dat op alle niveaus dezelfde waarden worden uitgedragen. “Samenhang in kwaliteitszorg”, daar draait het om. Of samenhang binnen een organisatie beklijft, is van veel factoren afhankelijk, waaronder: communicatie, draagvlak, beschikbare middelen, discipline en een adequaat beheerssysteem. Met name op het tactisch niveau is het van belang dit in het oog te houden, aangezien dit ‘niveau’ de schakel vormt tussen het strategisch niveau (organisatiedoelen) en het operationele niveau.

Bij operationele kwaliteitszorg wordt vaak als eerste gedacht aan checklisten en standaardbrieven. Daar is op zich niets mis mee, omdat checklisten behulpzaam kunnen zijn bij het vervullen van de taken en standaardbrieven structuur en uniformiteit bieden. Het begint echter te knellen als de checklist (een hulpmiddel) een doel op zich begint te worden, de  inhoud van de checklist niet aansluit op de organisatiedoelstellingen of een bepaalde gedetailleerdheid bevat die niet aansluit bij de geïdentificeerde risico’s.  Op zo’n moment kan een checklist zelfs contraproductief werken (vergelijk de indieningsvereiste voor een vergunning of ontheffing). Het probleem is dat dit vaak in de praktijk niet onderkend wordt. Immers we doen het altijd al zo en het gaat altijd goed…

Voor standaardcorrespondentie geldt hetzelfde. Het schiet het doel voorbij. Let maar eens op hoe onnatuurlijk bepaalde zinnen in correspondentie (met name vergunningen) overkomen. Vaak valt duidelijk aan te wijzen waar de invulvelden zitten en welk gedeelte niet bewerkt mag worden. Met name op het gebied van vergunningverlening (maatwerk) kan dit soms tot bizarre formuleringen leiden die niet aansluiten op de concrete situatie.

Wij kunnen u helpen met het inventariseren, beoordelen van aanwezige  en ontbrekende ‘tools’ en waar nodig verbetervoorstellen aandragen. Bijvoorbeeld op het gebied van: werkinstructies, standaardcorrespondentie, nuttige checklisten, formulieren en registratie- en workflowsystemen.

Wij richten ons primair op kwaliteitszorg in de publieke sector. Door onze diepgaande kennis van het staats- en bestuursrecht (zie ook over De Auditu) en onze ruime ervaring binnen de overheid kunnen wij u ook op andere vlakken van dienst zijn. Zo hebben wij bij de inwerkingtreding van de Wabo voor een grote gemeente alle verordeningen in lijn gebracht met de Wabo en hebben wij voor een andere gemeente een Bomenverordening opgesteld. Ook op rijksniveau zijn we betrokken geweest bij de totstandkoming van regelgeving. Daarnaast hebben wij diverse bijeenkomsten en seminars gegeven, bijvoorbeeld aan leden van de bezwaarschriftencommissie en afdelingen Vergunningverlening.

Zie hieronder bijvoorbeeld onze leaflet voor de seminars voor de bezwaarschriftencommissie.

inspiratie_seminar1